Kako AI diže produktivnost: praktični vodič

Jednostavni koraci, stvarne uštede vremena i manje operativnog šuma.

Što biste postigli da timu vratite 5 sati tjedno po osobi?

1) Komunikacija i sastanci

Sažeci, to‑do lista i follow‑up bez drame.

• Sažmi snimku ili transkript sastanka u 5 ključnih točaka.
• Generiraj follow‑up e‑mail s rokovima i vlasnicima zadataka.
• Pripremi standardne odgovore za korisničku podršku u tonu brenda.

Brzi prompt:
“Sažmi ovaj transkript u 5 točaka, izvuci zadatke (owner, rok) i napiši follow‑up mail timu.”

2) Dokumenti i znanje

Predlošci i pretraga znanja umjesto beskonačnih foldera.

• Pretvori sirove bilješke u čitljiv prijedlog ili zapisnik.
• Postavi AI pretragu nad internim dokumentima.
• Generiraj policy/proceduru iz provjerenog predloška pa doradi.

3) Prodaja i CRM

Manje ručnog kucanja, više razgovora s kupcima.

• Kvalificiraj lead po pravilima (budžet, potreba, rok, odluka).
• Sažmi ugovor/ponudu i istakni rizike, iznose i rokove.
• Napravi nacrt personalizirane ponude po personi i branši.

4) Projekti i operativa

Automatiziraj status, podsjetnike i mini‑procese.

• Automatski status update iz Jira/Asane u Slack/Teams petkom.
• Detektiraj uska grla i pošalji ping vlasniku zadatka.
• Pretvori checklistu u mali proces s definicijom “gotovo”.

5) Analitika i izvještaji

Od sirovih brojki do jasne priče.

• Tjedni “executive brief” iz BI alata (što se promijenilo i zašto).
• Uoči anomalije: pad prodaje, rast troška, neobične narudžbe.
• Postavljaj pitanja prirodnim jezikom nad tablicama.

6) Marketing i sadržaj

Kostur kampanje, čuvar tona i varijante teksta.

• Izradi plan objava i kalendar po kanalima.
• Napravi A/B varijante naslova i CTA‑ova.
• Prilagodi ton za Hrvatsku i EU kontekst.

Alati koji rade posao

• ChatGPT / GPT‑asistenti — pisanje, analiza i ideje.
• Microsoft Copilot / Google Workspace AI — e‑mail, dokumenti i tablice.
• Notion AI / Confluence + AI — interni priručnici i znanje.
• Zapier / Make — povezivanje aplikacija bez koda.
• GitHub Copilot — za timove koji razvijaju softver.

Brzi plan provedbe (30 dana)

1. Tjedan 1 – Audit vremena: popišite 20 zadataka < 15 min, odaberite 3 s najvećom uštedom.
2. Tjedan 2 – Pilot: ulaz → obrada → izlaz → QA; mjerite “prije/poslije”.
3. Tjedan 3 – Standardizacija: dokumentirajte korake, vlasnike i kriterij “gotovo”; kratki trening.
4. Tjedan 4 – Širenje: drugi slučaj uporabe; povežite alate (e‑mail → CRM → izvještaj); objavite rezultate.

Primjeri mikro‑automatizacija

• Petkom: CRM → AI → Slack sažetak tjedna.
• Upit kupca → ticket + tri prijedloga odgovora.
• Sastanak: transkript → AI sažetak → zadaci u Asani.
• Ugovor (PDF) → AI izvlači datume, iznose i klauzule u tablicu.

Pravila, sigurnost i kvaliteta

• Podaci: ograničite što se šalje izvan sustava; koristite interne instance.
• Točnost: uvedite ljudski QA kod osjetljivih tema.
• GDPR: jasno definirajte privole i rokove čuvanja.
• Ton brenda: radite iz predložaka i stil vodiča.

KPI‑jevi koji imaju smisla

• ušteda sati po procesu
• vrijeme od zahtjeva do isporuke
• broj ručnih koraka eliminiranih
• kvaliteta izlaza (NPS unutarnjih klijenata)
• udio zadataka pokrivenih AI‑om

Greške koje koče

• “Big bang” projekt bez brzih pobjeda
• proces bez jasnog vlasnika
• ignoriranje edukacije tima
• nejasna pravila o podacima i reviziji

Zaključak: tim radi pametnije, ne više

AI je operativni pojačivač, ne čarolija. Krenite s malim, mjerite sve i standardizirajte.

• manje rutine, više fokusa
• brže odluke uz sažetke
• dosljedna kvaliteta isporuke

AI preporuke

• Alati: ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Workspace AI, Notion AI, Zapier/Make, GitHub Copilot
• Promptovi:
  • “Sažmi ovaj sastanak u 5 točaka i generiraj follow‑up e‑mail.”
  • “Izvuci iz ovog PDF‑a rokove, iznose i rizike u tablicu (CSV).”
  • “Napiši tri varijante opisa zadatka za Asanu s jasnim ‘Definition of Done’.”

TL;DR (Sažetak)

AI je vaš digitalni operativac — sažima, automatizira i standardizira. Krenite s jednim slučajem, mjerite uštede i širite.